سياسة حماية المعلومات الشخصية فيما يتعلق باستخدام Microsoft 365
1. الفكرة الأساسية
يستخدم المعهد الوطني للتكنولوجيا، وهو مؤسسة إدارية مستقلة (بما في ذلك كليات التكنولوجيا الوطنية على مستوى البلاد؛ والمشار إليها فيما بعد باسم "المنظمة")، الخدمات التي تقدمها Microsoft بالقدر اللازم للتشغيل السلس للخدمات المقدمة في أعمال المؤسسة نقوم بجمع المعلومات باستخدام "Microsoft 365". سيتم التعامل مع المعلومات التي تم جمعها بشكل مناسب ضمن نطاق غرض الاستخدام.
2. المعلومات الشخصية
من أجل إدارة المعلومات الشخصية التي يحتفظ بها المعهد بشكل مناسب، وضع المعهد "لوائح إدارة المعلومات الشخصية للمعهد الوطني للتكنولوجيا، وهي مؤسسة إدارية مستقلة"، وتهدف إلى ضمان التشغيل السليم والسلس لشؤون المعهد وأعماله. نحن نسعى جاهدين لحماية حقوق ومصالح الأفراد.
3. فيما يتعلق باستخدام وظيفة الاستبيان (النماذج)
من أجل جمع المعلومات بكفاءة، تستخدم المؤسسة Microsoft Forms (المشار إليها فيما يلي باسم "النماذج")، والتي تعد إحدى وظائف Microsoft 365، كوظيفة استبيان. من خلال الرد على الاستبيان الذي أنشأته الوكالة باستخدام النماذج، سيتم اعتبار أن المجيبين قد أعطوا الإذن لشركة Microsoft بمعالجة المعلومات التي أدخلوها.
يتم تحديد معالجة البيانات من خلال سياسة خصوصية Microsoft (https://www.microsoft.com/ja-jp/mscorp/privacy/). علاوة على ذلك، لن تكون الوكالة مسؤولة عن أي ضرر ناتج عن استخدام خدمات النماذج.
4. الغرض من الاستخدام
(1) سيتم استخدام المعلومات التي تجمعها المؤسسة باستخدام Microsoft 365 لتنفيذ الخدمات المقدمة في أعمال المؤسسة بسلاسة، وكمرجع لتحسينات الخدمة المستقبلية.
(2) سيتم استخدام محتوى الاستفسارات التي جمعتها المؤسسة باستخدام Microsoft 365 كمرجع لعمليات المؤسسة المستقبلية. لذلك، اعتمادًا على محتوى استفسارك، قد يتم إرسال استفسارك إلى القسم المختص داخل المنظمة. بالإضافة إلى ذلك، سيتم استخدام سمات المستخدم للرد على الاستفسارات والتواصل معك للتأكيد.
5. القيود المفروضة على الاستخدام والتوفير
لن تستخدم الوكالة المعلومات التي تم جمعها لأي غرض آخر غير الغرض المذكور في 4، ما لم يكن هناك طلب إفصاح قانوني، أو كان هناك نشاط غير قانوني مثل الوصول غير المصرح به أو التخويف، أو هناك أسباب خاصة أخرى، ولن نستخدمها بأنفسنا أو تقديمها لأطراف ثالثة. ومع ذلك، قد يتم نشر معلومات مثل معلومات الاستجابة المعالجة إحصائيًا لـ Microsoft 365 وسمات المستجيبين.
6. التدابير اللازمة لضمان السلامة
ستتخذ الوكالة التدابير اللازمة لمنع تسرب أو فقدان أو تلف المعلومات التي تم جمعها ولإدارة المعلومات التي تم جمعها بشكل مناسب.
7. نطاق التطبيق
تنطبق سياسة الخصوصية هذه فقط على المعلومات التي تجمعها المؤسسة باستخدام Microsoft 365، بما في ذلك Microsoft Forms.
8.حول المراجعة المستمرة
ستقوم المنظمة بمراجعة محتويات سياسة الخصوصية هذه من وقت لآخر وتسعى جاهدة لتحسينها.