Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân liên quan đến việc sử dụng Microsoft 365
1. Ý tưởng cơ bản
Viện Công nghệ Quốc gia, một tổ chức hành chính độc lập (bao gồm các trường cao đẳng công nghệ quốc gia trên toàn quốc; sau đây gọi là "tổ chức"), sử dụng các dịch vụ do Microsoft cung cấp trong phạm vi cần thiết để các dịch vụ được cung cấp trong hoạt động kinh doanh của tổ chức vận hành suôn sẻ . Chúng tôi thu thập thông tin bằng cách sử dụng "Microsoft 365". Các thông tin được thu thập sẽ được xử lý phù hợp trong phạm vi mục đích sử dụng.
2.Thông tin cá nhân
Để quản lý thông tin cá nhân do Viện nắm giữ một cách thích hợp, Viện đã thiết lập "Quy định quản lý thông tin cá nhân của Viện Công nghệ Quốc gia, một cơ quan hành chính độc lập" và nhằm mục đích đảm bảo hoạt động kinh doanh và công việc của Viện diễn ra suôn sẻ và đúng đắn. Chúng tôi nỗ lực bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân.
3. Về việc sử dụng chức năng câu hỏi (Forms)
Để thu thập thông tin một cách hiệu quả, tổ chức sử dụng Microsoft Forms (sau đây gọi là "Biểu mẫu"), một trong những chức năng của Microsoft 365, làm chức năng câu hỏi. Bằng cách trả lời bảng câu hỏi do Cơ quan tạo bằng Biểu mẫu, người trả lời sẽ được coi là đã cấp quyền cho Microsoft xử lý thông tin họ đã nhập.
Việc xử lý dữ liệu được xác định theo chính sách quyền riêng tư của Microsoft (https://www.microsoft.com/ja-jp/mscorp/privacy/). Hơn nữa, Cơ quan sẽ không chịu trách nhiệm về bất kỳ thiệt hại nào do việc sử dụng dịch vụ Biểu mẫu gây ra.
4. Mục đích sử dụng
(1) Thông tin do tổ chức sử dụng Microsoft 365 thu thập sẽ được sử dụng để triển khai suôn sẻ các dịch vụ được cung cấp trong hoạt động kinh doanh của tổ chức và làm tài liệu tham khảo cho các cải tiến dịch vụ trong tương lai.
(2) Nội dung các câu hỏi do tổ chức sử dụng Microsoft 365 thu thập sẽ được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các hoạt động của tổ chức trong tương lai. Do đó, tùy thuộc vào nội dung yêu cầu của bạn, yêu cầu của bạn có thể được chuyển tiếp đến bộ phận liên quan trong tổ chức. Ngoài ra, thuộc tính người dùng sẽ được sử dụng để trả lời các câu hỏi và liên hệ với bạn để xác nhận.
5.Hạn chế sử dụng và cung cấp
Cơ quan sẽ không sử dụng thông tin được thu thập cho bất kỳ mục đích nào ngoài mục đích nêu ở mục 4, trừ khi có yêu cầu tiết lộ hợp pháp, có hoạt động bất hợp pháp như truy cập trái phép hoặc đe dọa hoặc có những lý do đặc biệt khác. Chúng tôi sẽ không tự mình sử dụng thông tin đó hoặc cung cấp nó cho bên thứ ba. Tuy nhiên, thông tin như thông tin phản hồi được xử lý thống kê cho Microsoft 365 và các thuộc tính của người trả lời có thể được công khai.
6. Biện pháp đảm bảo an toàn
Cơ quan sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết để ngăn chặn rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng thông tin được thu thập và quản lý thông tin được thu thập một cách thích hợp.
7. Phạm vi áp dụng
Chính sách quyền riêng tư này chỉ áp dụng cho thông tin được tổ chức sử dụng Microsoft 365 thu thập, bao gồm cả Microsoft Forms.
8.Về việc xem xét liên tục
Tổ chức sẽ thỉnh thoảng xem xét nội dung của chính sách quyền riêng tư này và cố gắng cải thiện nó.